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Eigentümerversammlungen sind das zentrale Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft, in dem Beschlüsse gefasst oder Wirtschaftspläne verabschiedet werden. Doch die Terminfindung stellt den ein oder anderen Immobilienverwalter vor eine Herausforderung. Besonders, wenn die Eigentümer deutschlandweit verteilt oder im Beruf stark eingebunden und daher viel unterwegs sind. Zurzeit stellt ebenso das Coronavirus die Eigentümer vor eine große Herausforderung. 

Kann die Digitalisierung eine Chance sein, um Eigentümerversammlungen online zu organisieren? Und besteht in jeder Eigentümergemeinschaft eine Einstimmigkeit zu diesem Thema? Und ließe sich eine solche Online-Versammlung in die Gemeinschaftsordnung aufnehmen?

Eine solche virtuelle Versammlung spart auf jeden Fall Geld und Zeit. Ebenso ist der Immobilienverwalter zeitlich flexibler und muss nicht zwingend seine Abende auf Eigentümerversammlungen verbringen. Dies wäre zudem eine Chance das Berufsbild wieder attraktiver zu machen. Gerade in der Verwaltung fehlt für die Zukunft zunehmend der Nachwuchs. 

Rechtliche Hürden

Doch das Wohnungseigentumsgesetz sieht virtuelle Eigentümerversammlungen nicht vor – auch weil es aus dem Jahr 1951 stammt, als eine solche Form noch völlig undenkbar schien. Das Gesetz spricht von „erschienenen abstimmungsberechtigten Wohnungseigentümern“, was gemeinhin als „körperlich anwesend“ übersetzt wird. Hier gibt es zwar noch keine BGH-Urteile, allerdings spiegelt dies das allgemeine Rechtsverständnis wider. Auch Telefonkonferenzen hat der Gesetzgeber in früheren Zeiten abgelehnt. Doch mittlerweile gibt es neue technische Möglichkeiten – eine eindeutige juristische Handhabe scheint aber noch Zukunftsmusik zu sein.   

Unterschiedliche digitale Möglichkeiten

Neben herkömmlichen Videokonferenzen gibt es auch Moderne Web-Meetings, bei denen sich die Teilnehmer in virtualen Räumen treffen. In diesen werden digitale Dokumente gezeigt welche von allen Teilnehmern eingesehen und in Echtzeit bearbeitet werden können. Stellvertretend für die reale Person bewegt man einen sogenannten Avatar im virtualen Raum. Das alles lässt sich scheinbar ganz bequem vom Computer oder Smartphone zu Hause gestalten. Doch auch hierfür müssen je nach Art der Teilnahme audiovisuelle Voraussetzungen gegeben sein. Die virtuelle Eigentümerversammlung kann definitiv eine Alternative sein, Versammlungen problemlos und schnell zu organisieren.

Wie könnte eine Eigentümerversammlung online aussehen? 

Als Verwalter setzten Sie einen Termin in Abstimmung mit den einzelnen Eigentümern fest und laden dann per Mail zur virtuellen Eigentümerversammlung ein. Dafür nutzen Sie am besten ein Online-Meeting-Programm wie zum Beispiel Zoom, Skype oder MS Network und setzen sich mit den Datenschutzanforderungen der gewählten Programme. Final müssen Sie nur noch eine Rundmail mit dem Zugangslink versenden und der virtuelle Meeting-Raum vorbereitet werden. Sie könne bereits die Präsentationen hoch laden, Whiteboards und Abstimmungstools vorbereiten.

Alle Teilnehmer können aktiv an Diskussionen und Unterhaltungen mit einem integrierten Mikrofon am Laptop oder einem Headset teilnehmen. Dank diversen Werkzeugen (sog. Tools) für Umfragen, sind geheime und öffentliche Abstimmungen möglich. Notizen und Anregungen können wie bei realen Workshops, direkt an einem virtuellen Whiteboard oder Pinnwänden festgehalten werden. Ebenso ist in dieser nicht realen Welt auch der Informationsaustausch untereinander abseits der offiziellen ETV-Versammlung gesorgt. Nach der Versammlung können sich die Eigentümer noch digital zu einer privaten Unterhaltung zusammensetzen und gesammelte Informationen austauschen. 

6 Wege zur virtuellen Eigentümerversammlung

1. Ein passendes Programm wählen, welches eine freie Zugänglichkeit für jeden Wohnungseigentümer unter Schutz der Nichtöffentlichkeit bietet
2. Ein Meeting virtuell Planen (Ablauf, Abstimmungsberechtigungen etc.)
3. Teilnehmer sollten aktiv an der Versammlung teilnehmen können, d.h. die audiovisuellen Voraussetzungen sollten vorher geprüft werden
4. Ebenfalls sollte eine persönliche Abstimmung gewährleistet sein. Diese könnte über den bevollmächtigten Verwalter oder einen vor Ort anwesenden, bevollmächtigten Eigentümer erfolgen.
5. Rechtliche Rücksprache halten, um eine rechtssichere Eigentümerversammlung abhalten zu können
6. Teilnehmer fristgerecht 2 Wochen vorher in Textform per E-Mail, Computerfax, Telefax oder auch analogen Brief mit genauem Datum und Uhrzeit einladen

Mögliche Zwischenlösung für die aktuelle Rechtssituation

Im Kontrast zur rein virtuellen Wohnungseigentümergemeinschaft-Versammlung funktioniert auch eine Kombination aus realer und virtueller Versammlung. Die Eigentümerversammlung findet als herkömmliche Präsenzveranstaltung statt. Allerdings können sich Mitglieder, die sich an anderen Orten aufhalten, sich per Bild- und Audioübertragung zuzuschalten.

Grundsätzlich können sich alle Eigentümer inklusive des Verwalters digital treffen. Die Abstimmung einzelner Tagesordnungspunkte (bspw. Wirtschaftsplan oder sonstige Beschlüsse) erfolgt demnach über eine Stimmrechtsvollmacht. Mit einer solchen Zwischenlösung versuchen Verwalter derzeit die Möglichkeiten der Digitalisierung zu nutzen und die unklare Rechtssituation rund um Eigentümerversammlungen zu umgehen. 

Da es in der Eigentümerversammlung oft um Entscheidungen geht, die in den Alltag eingreifen könnten und zum Teil mit hohen Kosten verbunden sind, kann die zwischenmenschliche Komponente in der Konfliktlösung aber auch durchaus unterstützen. Die Körpersprache hilft dabei Missverständnisse zu reduzieren. Des Weiteren bietet die jährliche Eigentümerversammlung der Verwaltung die Möglichkeit, ihre Ergebnisse und Leistungen vorzustellen. Eine solche Präsentation lässt sich in der Realität wahrscheinlich besser darstellen. Also gilt es die Frage zu stellen, ob bei der digitalen Lösung nicht der zwischenmenschliche Aspekt fehlt?

Die Gestaltung von einer Online-Eigentümerversammlungen trotz Corona-Pandemie

Damit auch in diesem Jahr die Eigentümerversammlungen stattfinden können, setzen viele WEG-Verwaltungen auf die virtuellen Versammlungen. Die Versammlung würde wie in der Realität ablaufen, nur dass die Eigentümer von Ihrem Laptop/Computer/Mobiltelefon oder auch Tablet teilnehmen. Nach der aktuellen Gesetzeslage ist es wichtig, dass die Eigentümer Ihr Stimmrecht entweder per Vollmacht übertragen oder persönlich ausüben. Aber wie auch bei einer Versammlung im echten Leben müssen 50 % der stimmberechtigten Eigentümer anwesend sein. Die Abgabe der Stimmrechtsvollmachten ermöglicht während der Pandemie Versammlungen virtuell abzuhalten. Dies entspräche im Großen und Ganzen der oben skizzierten Zwischenlösung für den aktuellen Rechtsrahmen.

Pro und Contra einer virtuellen Eigentümerversammlung

Pro

• Lange Anreisen von auswärtigen Eigentümern entfallen (Zeit- und Kostenersparnis)
• schnelle Beschlussfähigkeit in dringenden Situationen
• jeder Eigentümer kann von jedem Ort aus teilnehmen (erleichtere Terminfindung)
• mehr Flexibilität für den Verwalter durch virtuelle Versammlung

Contra

• Jeder Teilnehmer benötigt die technischen Voraussetzungen
• Die direkte zwischenmenschliche Kommunikation fehlt. Die Gefahr von Missverständnissen ist erhöht, besonders bei kritischen oder sensiblen Themen
• Dem Verwalter fehlt die Gelegenheit persönlich seine Leistung und Ergebnisse darzustellen

Die wichtigsten Informationen zusammengefasst

Heutzutage gibt es viele Online Tools, die es erleichtern, eine virtuelle Konferenz zu organisieren. Dadurch lassen sich normale Meetings/ Versammlungen nicht nur im realen Leben, sondern auch bequem digital von zu Hause aus durchführen. An dem Meeting kann man entweder nur mit dem Mikrofon teilnehmen oder aber auch mit einem Videosignal, welches live via Computer/Laptop übertragen wird. 

Um eine Online-Versammlung durchzuführen, empfiehlt es sich ggf. mit dem Beirat vorher abzustimmen, ob das Interesse und die technischen Voraussetzungen denn bestehen. Wenn der Beschluss gefasst ist, die Versammlung so abzuhalten, müssen Sie als Hausverwaltung im nächsten Schritt das digitale Medium auswählen, welches datenschutztechnisch geeignet ist, um eine nicht-öffentliche Versammlung abzuhalten. Gewährleisten Sie in Rücksprache mit den Wohnungseigentümern, dass die Stimmrechtsabgabe durch Bevollmächtigungen in korrekter Form gewährleistet wird.

Im Zweifel empfiehlt sich immer die Rücksprache mit dem Anwalt oder anderen WEG-Verwaltern, um keine juristischen Fehler zu machen, bevor es im letzten Schritt an die Einladung der Wohnungseigentümer geht. 

In jedem Fall sollte die derzeitige Lage genug Grund zum Anstoß sein, diese Problematik in der WEG-Reform zu bearbeiten.